Consigli per la gestione del tempo sul lavoro

Emanuela Barreri

Il tempo vola… 

 

Ci lamentiamo sempre che il tempo non basta, che ne abbiamo poco e che le cose da fare sono troppe e non riusciamo a fare tutto.

Sicuramente le cose da fare sono aumentate e ci viene richiesta un’efficienza e una velocità di esecuzione sempre maggiore, però è possibile non “subire” passivamente quello che ci accade con alcuni accorgimenti.

Capire la risorsa tempo

Innanzitutto è necessario pensare al tempo come ad una “risorsa” al pari delle altre, come se fosse una materia prima oppure del denaro, con una sua specifica quantificazione.

Questa presa di consapevolezza della risorsa tempo va concretizzata sia in termini consuntivi (cosa ho fatto oggi?) sia in termini prospettici (come mi organizzo con questo lavoro e questo tempo a disposizione?).

Gestire la risorsa tempo in termini consuntivi


Pensare in termini consuntivi vuol dire fermarsi e prendere coscienza di come si è impiegato il tempo della giornata. Può essere utile utilizzare un file di excel o per i più “tecnici” un programma specifico.

Non c’è bisogno di sentirci in colpa se ci rendiamo conto che gran parte del nostro tempo si è volatilizzato in attività che non sono direttamente produttive!

Innanzitutto perché nella nostra attività professionale è fondamentale curare le relazioni e la formazione. Inoltre, e se veramente destiniamo troppa parte della nostra giornata ad attività improduttive, solo prenderne coscienza ci consente di cambiare il nostro comportamento.

Il pensare a “consuntivo” ci aiuta anche a capire quanto tempo abbiamo dedicato ad attività che non abbiamo concluso. Questo ci permette di chiuderle in un momento successivo oppure di evitare in futuro di ripetere l’errore di iniziare troppe cose e di disperderci.

Altri vantaggi di tenere la contabilità del tempo

 

Il consiglio è in ogni caso di tenere traccia scritta dell’utilizzo del proprio tempo. Superata la resistenza iniziale, in breve tempo l’utilità che ne trarremo sarà grande e si trasformerà in maggiore fatturato!

Ad esempio potremo utilizzare i dati raccolti per parcellare le prestazioni ai clienti, evitando di dimenticare attività o anche solo dimostrando ai clienti il tempo che gli abbiamo dedicato.

Gestire la risorsa tempo in termini prospettivi

 

Utilizzare la risorsa tempo in termini prospettici vuol invece dire pensare e programmare il nostro tempo futuro. Questo significa prevedere e contingentare il tempo che vogliamo dedicare alle diverse attività.

Ad esempio, ipotizziamo di dover organizzare in modo prospettico la giornata lavorativa di domani. Con otto ore di tempo lavorativo a disposizione,  potrei programmarla in questo modo:

  • un’ora dedicata alla formazione
  • un’ora per l’amministrazione dello studio
  • tre ore da un cliente per un appuntamento
  • due ore in telefonate e mail
  • un’ora a mettere ordine sulla scrivania e/o sul desktop, ecc.ecc.

Perché è utile programmare la risorsa tempo?

 

Sulla programmazione futura ci sarebbe molto da dire: con lo stesso criterio si possono ad esempio impostare le dichiarazioni dei redditi.

Il “tempo delle dichiarazioni” è più o meno sempre lo stesso, ogni settimana ha sempre cinque giorni lavorativi (straordinari esclusi…), le ore dei giorni lavorativi sono sempre otto (straordinari esclusi). Ecco quindi che possiamo calcolare il tempo da dedicare alle dichiarazioni dei redditi in un monte ore “X” che non dobbiamo sforare, pena rischio esaurimento o divorzio…

La gestione efficace del tempo ci aiuta a lavorare e  vivere meglio

 

In commercio esistono molti programmi che consentono un’analisi molto più approfondita e precisa di quanto suggerito sopra. Al di là dello strumento o programma utilizzato, l’importante è comunque iniziare a prendere coscienza dell’importanza della gestione del tempo.

Dedicare del tempo alla gestione del proprio tempo, anche attraverso piccoli cambiamenti giornalieri, ci aiuterà a vivere e a lavorare meglio.

Articolo a cura di Emanuela Barreri. Pubblicato su RATIO MATTINA il 12.09.2016

Photo by Markus Spiske on Unsplash

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