Comunicazione efficace per uno studio efficiente

Molto spesso nei nostri studi ci si lamenta delle difficoltà di comunicazione, vuoi per motivi di tempo vuoi per altri motivi.

Innanzitutto è necessario precisare che comunicare ed informare sono due cose molto diverse, anche se spesso per i motivi più disparati non ci soffermiamo mai a pensare quali delle due cose stiamo facendo.

Nella comunicazione alla base c’è la relazione con l’altro e il feedback che riceviamo da lui, volontario o involontario che sia, che fa sì che a nostra volta si comunichi nuovamente con lui in un processo circolare di reciproca interazione.

La fretta e la quantità delle cose da fare ci portano però spesso a non cogliere i segnali dell’altro e ci ritroviamo inevitabilmente a fornire semplicemente informazioni oppure a dare indicazioni frettolose, senza approfondire se l’altro ha capito o meno.

Quasi sempre siamo assolutamente convinti di esserci spiegati, anche perché abbiamo l’intima certezza di avere ragione. In questi casi, se proprio dobbiamo, ripetiamo quanto già detto con le stesse parole e la stessa intonazione di voce, dando la colpa all’altro di non avere capito.

Allo stesso modo, colpa la fretta o la non voglia di metterci in discussione, tendiamo a non ascoltare che cosa l’altro ha da dirci, nella certezza che non è importante perché sappiamo già di che cosa si tratta.

Tutti questi comportamenti creano inefficienza e perdite di tempo, perché fanno sì che le persone si irrigidiscano ed eseguano meccanicamente le nostre indicazioni che molto spesso non hanno compreso.

Nei casi più gravi la reazione può essere anche peggiore ed arrivare all’opposizione e all’ostruzionismo, in quanto il nostro interlocutore potrebbe impuntarsi, non sentendosi considerato oppure non avendo il coraggio di chiederci chiarimenti.

All’interno di uno studio professionale queste situazioni possono presentarsi indifferentemente coi collaboratori o con i clienti, ed in entrambi i casi le difficoltà comunicative generano incomprensioni e rallentamenti che si traducono in perdite economiche e finanziarie.

Come evitare queste perdite e stare meglio?

Un primo suggerimento è quello di ascoltare, sia se stessi sia gli altri, collaboratori o clienti.

L’ascolto attivo richiede sforzo, perché è necessario fermarsi e pensare a che cosa vogliamo veramente dire, a come lo diciamo e come l’altro sta recependo quello che stiamo dicendo. Molto spesso trascuriamo la comunicazione non verbale, a parole diciamo delle cose e con la gestualità o l’intonazione della voce ne esprimiamo altre.

Un secondo suggerimento è riconoscere le proprie emozioni per riconoscerle nell’altro ed utilizzarle al meglio, senza avene paura. Un messaggio trasmesso con rabbia o al contrario con calma ottiene risultati completamente diversi, però dobbiamo saper riconoscere la nostra rabbia e trasformarla in assertività se necessario. Allo stesso modo se riconosciamo nell’altro la rabbia possiamo contenerla o lasciarla sfogare, aspettando il momento giusto per dire le cose.

E il terzo suggerimento è cercare di non cadere nella trappola degli stereotipi e dei pregiudizi, dando fiducia all’altro e facendogli sentire che lo stiamo veramente ascoltando indipendentemente da come appare, entrando in connessione emotiva con lui senza però per questo accettare incondizionatamente il suo pensiero, creando un rapporto comunicativo paritario di confronto e crescita reciproca.

Emanuela

Pubblicato il 19.10.18 su Ratio Mattino

Photo by rawpixel on Unsplash

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