Come organizzare il lavoro agile: 5 consigli per i datori di lavoro

Il lavoro da casa è qui per restare: non ci sono più molti dubbi!

Ce lo dimostrano moltissime realtà che hanno adottato questa soluzione per necessità, a causa della pandemia, ma stanno scegliendo di mantenere le situazioni di smart working o tele lavoro. In molti casi, avere collaboratori che lavorano da casa o in forma ibrida (un po’ da casa e un po’ in ufficio), permette alle aziende di risparmiare su diversi costi, e ai lavoratori di gestire meglio il proprio tempo.

Secondo i dati pubblicati da Istat e Microsoft link https://www.hubway.it/smart-working-numeri-e-dati-nel-2020/ a fine 2020, la quota di imprese italiane che ha adottato le modalità di lavoro da casa sono passate dal 15% del 2019 al 77%!

Come si lavora da casa?

Bisogna fare attenzione a non confondere il “lavoro agile” con il telelavoro.

Entrambi indicano che il lavoro non viene svolto in ufficio, ma mentre il tele lavoro prevede solo una diversa postazione e il mantenimento di orari e metodi,  il lavoro agile prevede una maggiore libertà a tutto tondo, anche rispetto a tempi e modalità.

Proprio quest’ultimo risulta essere preferito in modo crescente, in quanto tende a portare maggiore produttività e soddisfazione per i lavoratori.

Smartworking per le piccole imprese

Adottando il lavoro agile, quindi, non cambia solo la location di lavoro… ma deve cambiare anche la mentalità e l’organizzazione, soprattutto se si tratta di attività che prevedono la collaborazione di più persone.

Soprattutto nei casi di realtà più contenute, come start-up e micro/piccole imprese, dove la collaborazione della squadra è fondamentale per la buona riuscita dei progetti di lavoro, lo smartworking tende a non essere apprezzato e sfruttato quanto dovrebbe.

Questo perché a detta di molti presenta maggiori difficoltà di gestione. Ma è davvero così?

Per garantire che anche il lavoro in team funzioni a distanza, è particolarmente importante rivedere la tradizionale mentalità aziendale, cominciando a crearne le fondamenta più importanti: una cultura aziendale della fiducia.

Il momento della cultura aziendale della fiducia

Non si sfugge a questa legge: lo smart working ha bisogno di una cultura della fiducia aziendale per funzionare al meglio e realizzare tutte le sue potenzialità.

Al dipendente o collaboratore in smart è necessario lasciare autonomia nella gestione del lavoro: questo significa che il rispetto delle scadenze e la qualità dei risultati diventano di primaria importanza, mentre devono passare in secondo piano gli orari scanditi dai ritmi dell’ufficio.

Per un “capo ufficio” di stampo classico, non è facile accettare questa nuova prospettiva di gestione del team di lavoro. Ma cominciamo con il dire che, in qualsiasi azienda, la fiducia condivisa tra responsabili, collaboratori e dipendenti dovrebbe essere sempre un requisito fondamentale, anche se si lavora sotto lo stesso tetto.

In smart working, dalle parole si deve passare ai fatti: quindi abbiamo pensato di darvi qualche consiglio per gestire al meglio il lavoro in team a distanza.

Cinque consigli per organizzare e gestire un team di lavoro agile

Il lavoro agile comporta cambiamenti radicali non solo nella pratica, ma anche nella teoria dei processi aziendali! Vediamo cinque accorgimenti per creare un ambiente di lavoro “virtuale” accogliente per il team, a tutto beneficio di soddisfazione, produttività e risultati.

Conta il risultato

Abbiamo già detto che è necessario instaurare un regime di fiducia reciproca per far funzionare un team in smartworking: come funziona, in pratica? I collaboratori ottengono autonomia di gestire il proprio lavoro, ma ovviamente devono svolgerlo: gli altri membri del team, incluso il datore di lavoro, devono poter contare su ciò!

Per garantire che questo accada, è necessario ragionare per obiettivi, e non per “ore” trascorse a lavorare.  Questo assunto richiede un importante cambio nel pensiero lavorativo: tradizionalmente, consideriamo il tempo trascorso come la misura in cui quantificare il lavoro.

Ora sono i risultati che contano: un passaggio dalla quantità alla qualità, in parole povere!

Soprattutto nel caso di un team che coopera, è importante assicurarsi che tutti siano ben consapevoli di ogni step del processo e del proprio ruolo all’interno: dal flusso produttivo al risultato finale, ognuno diventa responsabile del proprio pezzetto del puzzle.

Proprio come per un puzzle, la qualità del lavoro di ognuno è fondamentale per il risultato finale, che, grazie all’incastro perfetto di tutti i tasselli, altrettanto curati, sarà di gran lunga più valevole della semplice somma delle singole parti. 

Organizzare il lavoro e i compiti

In un team, è necessario che le priorità e i flussi vengano discussi insieme, in modo che tutti abbiano ben chiaro l’ordine dei task da affrontare per raggiungere un ottimo risultato finale.

La cosa migliore è che ogni collaboratore abbia una vera e propria “to-do-list”, completa di una stima temporale di completamento per ogni punto, sia per il singolo giorno che per la settimana.

Condividendo i loro programmi, tutti i componenti del team possono tenere d’occhio lo stato di avanzamento di un progetto, senza dover interferire con i flussi lavorativi dei singoli o dover continuamente richiedere aggiornamenti. Anche qui, la fiducia reciproca è fondamentale e il risultato è ciò che conta di più: non è necessario strafare per andare più veloce di tutti, perché non è una gara a tempo, ma è anche necessario garantire un ritmo adeguato alle scadenze e alle tempistiche plausibili.

Restare in contatto con il team

In effetti, trovare il giusto equilibrio interno al team è probabilmente una delle cose più difficili quando si lavora in smart working.

Se è vero che ognuno può lavorare in autonomia, secondo i suoi tempi e i suoi spazi, è anche fondamentale stabilire delle sessioni di “teamwork” vero e proprio, anche se a distanza. Grazie alla tecnologia, non ci sono problemi a restare in contatto con la squadra: ma a prescindere dal software utilizzato, la cosa più importante è organizzarsi in modo che le riunioni e gli incontri, anche se virtuali, siano opportunamente pianificati o, ancora meglio, periodici.

Le riunioni periodiche di aggiornamento e confronto sono fondamentali all’interno di un team agile: oltre a fornire aggiornamenti sullo stato dei lavori, servono anche a rafforzare l’identità del team e lo spirito di collaborazione, a scambiare idee e opinioni, ricevere consigli e anche a chiedere aiuto, se necessario. Oltre alle riunioni pianificate, non mancheranno poi, al bisogno, anche le occasioni di confronto puntuali, come una veloce email o una chat.

Attenzione, però, a non abusare di questi strumenti e a trasformarli in tentativi di controllo spasmodico: rispettare l’autonomia e accordare una meritata fiducia restano i dogmi del lavoro agile efficiente!

Tenere conto delle pause

La comunicazione non deve per forza risolversi solo a fini lavorativi: prendersi il tempo per un caffè o un aperitivo con il team e i collaboratori, anche se “virtuale”, è anche una buona occasione per mantenere i contatti.

Paradossalmente, lavorando da casa sembra più difficile prendersi delle pause: in ufficio è più naturale, si esce per un caffè, o si fanno due chiacchiere. Soprattutto quando ci si avvicina alle scadenze e il lavoro si fa più intenso, è fondamentale concedersi (oltre che concedere!) degli spazi per fare una pausa caffè o una pausa passeggiata.

Quando si lavora in team è poi necessario rispettare i tempi di ciascuno: lavorare in smartworking non significa essere disponibili 24 ore su 24! Rispettare e mantenere un buon equilibrio lavorativo fa bene al benessere del singolo e alla produttività per l’azienda: quindi, no a call interminabili  e sì al rispetto della pausa pranzo e del diritto di disconnessione a fine giornata.

Ognuno potrà scegliere se lavorare anche fuori orario, ma non deve essere dato per scontato. È importante, invece, dare per scontato che, al di fuori di determinati orari, non si debba essere per forza operativi!

Utilizzare gli strumenti giusti

Non c’è solo Skype! 

Un team di lavoro agile deve conoscere e sfruttare al meglio tutti gli strumenti a disposizione per condividere idee e progetti. Dai software di videochiamata, alle app per l’organizzazione dei task, ai fogli di lavoro in condivisione, la tecnologia ci offre un’impressionante scelta di strumenti, in buona parte gratuiti o a costi accessibili, che possono rendere la comunicazione e il lavoro del team agile molto più fluidi ed efficienti.

Vista la varietà a disposizione, è opportuno che si presti la dovuta cura nello scegliere i tool più adatti: se necessario, è poi una buona idea organizzare riunioni formative, in modo che tutti siano in grado di utilizzarli con profitto.

Work smarter, not harder

Lo smart working efficiente non dipende solo dalla tecnologia utilizzata: l’elemento più importante è sempre la fiducia tra il datore di lavoro e i suoi collaboratori, soprattutto quando si tratta di un team.

Anche in una piccola realtà, per sfruttare con soddisfazione le potenzialità dello smart working, è in primis necessario ripensare all’organizzazione del lavoro stesso: non parliamo più di controllo e monitoraggio costante, ma piuttosto di fiducia e aggiornamento consapevole!

Se desideri sviluppare una gestione più efficiente per la tua impresa e saperne di più sulle possibilità formative per te e per il tuo team,

Photo by Surface on Unsplash

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