Che tu abbia appena avviato la tua attività o gestisca un’impresa da anni, la fatturazione elettronica è una realtà con cui tutti devono confrontarsi. Non si tratta solo di un obbligo normativo, ma di uno strumento potente che, se ben utilizzato, può semplificare la gestione amministrativa, ridurre gli errori e migliorare l’organizzazione aziendale.
In questa guida scoprirai cos’è la fatturazione elettronica, come funziona e quali strumenti servono per iniziare a utilizzarla correttamente.
Cos’è la fatturazione elettronica e come funziona?
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. È stata introdotta in Italia per semplificare i processi amministrativi e contrastare l’evasione fiscale. Dal 1° gennaio 2019 è obbligatoria per la maggior parte delle operazioni tra aziende e professionisti.
Le caratteristiche principali della fattura elettronica
Formato digitale XML
La fattura elettronica non è un semplice PDF, ma un file strutturato XML, leggibile dai sistemi dell’Agenzia delle Entrate.Invio tramite SDI
Tutte le fatture devono essere inviate e ricevute tramite il Sistema di Interscambio (SDI).Validità legale
La fattura è legalmente valida solo se trasmessa e conservata secondo i criteri normativi.
Come emettere una fattura elettronica?
Ecco una breve guida in 5 step di come si emette correttamente una fattura elettronica.- Compilazione dei dati obbligatori Cedente/prestatore: denominazione, P.IVA, CF, indirizzo Cessionario/committente: denominazione, P.IVA, CF, indirizzo, codice SDI o PEC Dati fattura: numero progressivo, data, descrizione beni/servizi, quantità, aliquote, IVA, totale
- Generazione del file XML Può essere effettuata tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate o software di fatturazione elettronica (ad es. Aruba, Fatture InCloud, CGN).
- Invio al Sistema di Interscambio (SDI) Il file viene trasmesso allo SDI, che lo valida e lo inoltra al destinatario. Scadenza invio: entro 12 giorni dalla data della fattura.
- Ricezione dell’esito Notifica di accettazione, scarto o errore. In caso di scarto, la stessa fattura va corretta e inviata entro 5 giorni.
- Conservazione a norma Dopo l’accettazione, la fattura va conservata digitalmente per 10 anni.
Come conservare le fatture elettroniche a norma?
Non basta salvare il file XML sul PC o su Google Drive. È necessario un processo certificato secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), DPCM 3 dicembre 2013 e le regole tecniche AgID.Quanto tempo vanno conservate le fatture elettroniche?
Le fatture elettroniche vanno conservate per almeno 10 anni e devono essere facilmente accessibili in caso di controlli. Ecco alcuni strumenti adeguati per la conservazione a norma:- Portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate Attivabile dal sito dell’ADE
- Software di fatturazione con conservazione integrata Alcuni programmi di fatturazione elettronica prevedono la conservazione digitale a norma, ma bisogna sempre verificare.
- Software esterni di conservazione digitale Alcuni programmi di fatturazione sono sprovvisti di conservazione digitale a norma; in questi casi ci si affida a software esterni.
Strumenti digitali indispensabili per la fatturazione elettronica di imprenditori e professionisti
Ogni imprenditore, che stia avviando un’attività o gestisca un’impresa consolidata, ha bisogno di strumenti digitali affidabili per comunicare con la Pubblica Amministrazione, firmare documenti, accedere a bandi o adempiere agli obblighi fiscali. Questi strumenti non sono solo utili: in molti casi sono obbligatori.Quali sono gli strumenti digitali necessari e utili per gli imprenditori?
- SPID: Sistema Pubblico di Identità Digitale Lo SPID è l’identità digitale personale che consente di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione in modo sicuro, veloce e certificato. Composto da uno username e una password, permette di identificarsi online per inviare documenti, compilare pratiche, accedere a portali istituzionali e richiedere agevolazioni. Può essere richiesto a uno dei provider accreditati, come Poste Italiane, Aruba o Namirial, ecc.
- CIE: Carta d’identità elettronica La Carta d’Identità Elettronica è un documento dotato di microchip, rilasciato dal Comune di residenza, che consente l’identificazione sia fisica sia digitale. Come lo SPID, può essere utilizzata per accedere ai portali della Pubblica Amministrazione, a condizione di avere a disposizione il codice PIN e PUK (forniti dal Comune) e di aver installato l’app CIE ID.
- PEC: Posta Elettronica Certificata
La PEC è una casella di posta elettronica che consente di inviare e ricevere messaggi con pieno valore legale, paragonabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. È lo strumento ufficiale per comunicazioni legali e fiscali e viene richiesto in numerose procedure, come la partecipazione a bandi o l’invio di comunicazioni formali. La PEC è obbligatoria per:
- tutte le imprese iscritte al Registro delle Imprese, comprese le ditte individuali;
- i liberi professionisti iscritti ad albi;
- gli amministratori delle società (come amministratori unici o presidenti del CDA), che devono disporre di una PEC personale, oltre a quella dell’azienda.
Le opportunità della fatturazione elettronica e degli strumenti digitali
La fatturazione elettronica e l’adozione degli strumenti digitali non sono solo adempimenti burocratici, ma opportunità per digitalizzare la gestione aziendale, aumentare l’efficienza e garantire la conformità normativa. Essere preparati, informati e ben equipaggiati è il primo passo per affrontare con serenità il presente (e il futuro) digitale del mondo dell’impresa. Se desideri approfondire l’argomento, contattaci subito per una consulenza personalizzata.Ti è piaciuto questo articolo?
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Foto di Jonas Schindler su Unsplash
