Smart Work: lavorare in team durante la Pandemia

Mostrate fiducia nei vostri uomini ed essi faranno in modo di meritarsela; trattateli da professionisti seri, ed essi faranno di tutto per non deludervi.

(Ralph Waldo Emerson)

Smart working, la nuova normalità al lavoro

Il 2020 ha visto una vera e propria impennata nell’utilizzo dello smart working come modalità lavorativa, in Italia come nel resto del mondo.

La pandemia di Coronavirus ha cambiato il mondo del lavoro: le nostre giornate lavorative sono cambiate drasticamente, così come le nostre abitudini “in ufficio”, che per milioni di lavoratori è diventato tutt’uno con la propria casa.
Le repentine novità hanno portato una certa divisione d’opinione tra i lavoratori: c’è chi nel lavoro da casa ha trovato solo vantaggi e chi invece non vede l’ora di tornare in ufficio.

A prescindere dalle preferenze individuali, una cosa è certa: la stragrande maggioranza dei manager non vede l’ora di riavere sott’occhio il proprio team di lavoro!
La ragione è piuttosto ovvia: in un team, il lavoro viene svolto in squadra, e collaborare in presenza è ben diverso dal farlo tramite call.
Motivo per cui smartwork e teamwork sembrano modalità lavorative inconciliabili… o forse no?

Il teamwork come punto di forza dell’impresa

Un team solido e affiatato costituisce un vero punto di forza per l’impresa: ne abbiamo sottolineato le grandi potenzialità in questo articolo Teamwork: l’importanza dello spirito di squadra.
Proprio la sinergia di menti e capacità di un Team crea l’ambiente ideale per la nascita di intuizioni e soluzioni innovative.
Tali risultati però si possono raggiungere con un lavoro costante e continua collaborazione, meeting e brainstorming che funzionano al meglio quando tutti i componenti della squadra hanno la possibilità di conoscersi, comunicare e contribuire al processo, ovvero lavorando fianco a fianco quotidianamente.

Ma cosa succede quando la squadra che ogni giorno lavora a stretto contatto deve trasformarsi in una squadra che lavora… a distanza?

Quanto è “smart” questo smart working?

Le disposizioni in materia Coronavirus hanno introdotto la pratica dello smart working anche in realtà che non avevano mai neanche preso in considerazione una simile possibilità.

Questo significa che numerose imprese sono state colte impreparate da questo cambiamento e dalle sue conseguenze: la prima difficoltà incontrata è stata soprattutto quella di gestire i propri collaboratori e i propri progetti a distanza.

La risposta più diffusa è stata forse la più ovvia, ovvero di mantenere uno stesso approccio di gestione, con metodi, processi e orari pressoché invariati: la differenza principale è che la comunicazione, non potendo più avvenire “di persona”, sfrutta ora la tecnologia.

Ma è davvero “smart” questo tipo di “working”?

C’è una bella differenza, in realtà, tra “telelavoro”e “smart working”. Se infatti per “telelavoro” si intende semplicemente la possibilità di compiere il proprio lavoro a distanza sfruttando la tecnologia, lo smart working, o “lavoro agile” come viene anche definito, è un sistema decisamente più complesso, che come tale richiede all’impresa di rivedere aspetti della gestione del team e del lavoro che vanno ben oltre il semplice passaggio di informazioni e incarichi.

C’è bisogno di una nuova cultura aziendale

Che un giorno tanti lavori si sarebbero potuti fare da casa propria con il semplice ausilio di un computer forse un po’ ce lo aspettavamo già da tempo. Non ci aspettavamo magari di doverlo fare da un giorno all’altro e per motivi totalmente indipendenti dalla nostra volontà!

Questo rapido e sconnesso passaggio alla modernità ha quindi portato a discreti sconvolgimenti nel management lavorativo e nella produttività. Eppure, lo smart working fatto bene è una preziosa risorsa per imprese e professionisti: permettendo di conciliare diverse necessità lavorative e offrendo una grande flessibilità aziendale, diventa uno strumento fondamentale per raggiungere risultati e successi in un mercato dinamico e in rapida evoluzione come quello odierno.

Per approfittare sul serio di tutte le potenzialità dello smart working e non subirlo come “un male necessario” è quindi necessario intervenire direttamente sulla cultura aziendale.
Solo creando e diffondendo una cultura aziendale che stimoli un ambiente collaborativo e positivo è possibile costruire la principale condizione non solo per lo smart working efficiente, ma per il team work in tutte le sue declinazioni: la fiducia.

Fare smart working sulla fiducia

Lo Smart Working si basa su due concetti principali: autonomia e flessibilità.
Queste due condizioni purtroppo mal si coniugano con il classico concetto di lavoro d’ufficio, che tende a prevedere una certa rigidità in orari, spazi e metodi.
L’azienda che si trova catapultata nel mondo dello smart working potrebbe quindi faticare a gestire il proprio team di lavoro a distanza, venendo a mancare i principali mezzi e modi di controllo sulle attività dei propri dipendenti. Ne abbiamo parlato anche in questo articolo: Smart Working tra fiducia e controllo

Lo smart working sembra aver creato una sorta di “sindrome da separazione” tra collaboratori e management, per cui ci si trova in call o video call interminabili e spesso ben poco produttive, magari persino finendo con l’ignorare totalmente l’esistenza di pause pranzo definite o momenti di pausa.

Questa diffusa smania di interconnessione, lungi dall’essere stimolante, può diventare addirittura controproducente in termini di performance e produttività.
Per far funzionare lo smart working è invece necessario invece lavorare a monte sulla fiducia, promuovendo tra dipendenti e collaboratori una cultura aziendale basata su tre elementi primari:

  • Collaborazione
  • Motivazione
  • Risultati

1) Creare collaborazione a distanza

La collaborazione è la base fondante del lavoro di squadra, ma diventa ancora più determinante quando il team work avviene in modalità smart.

Sulla comunicazione efficace e diretta si basa l’intero processo produttivo del team: a distanza, questa risulta delimitata dalla tecnologia a nostra disposizione.

Fortunatamente, abbiamo a disposizione una varietà di strumenti per ottimizzare i processi comunicativi e creare collaborazione anche se fisicamente distanti: pensiamo ad esempio alle piattaforme che consentono di lavorare su uno stesso progetto o di fare brainstorming visuali, alla possibilità di condividere lo schermo, alle conversazioni real time o ai meeting virtuali.

In questo campo abbiamo davvero l’imbarazzo della scelta, ma è importante valutare e scegliere gli strumenti giusti, ricordando che il loro scopo è di favorire comunicazione e scambio di idee all’interno del team, non un continuo flusso di comunicazione: teniamo presente che “comunicare” non significa automaticamente “collaborare”!

Sviluppare coinvolgimento e motivazione nel team remoto

Un team abituato a lavorare attraverso processi collaborativi costanti potrebbe trovare particolarmente demotivante doversi adeguare a una condizione di lavoro “in solitaria”. Anche con i migliori strumenti tecnologici a nostra disposizione, infatti, il coinvolgimento dei membri del team non potrà mai essere come “dal vivo”, venendo a mancare ad esempio una componente di spontaneità e immediatezza, tipiche delle collaborazioni in persona.

Come stimolare entusiasmo e produttività del team virtuale?

Innanzitutto è necessario lavorare sulla motivazione e quindi sul coinvolgimento dei singoli membri della squadra: se il lavoro in team a distanza non risulta abbastanza motivante, potrebbe essere il caso di variare le modalità e i processi, ad esempio utilizzando strumenti di collaborazione e comunicazione differenti, offrendo una maggiore flessibilità sugli orari o addirittura ridistribuendo gli incarichi, in modo da dare una sferzata alla routine tecnologica che tende spesso a intrappolare anche gli smart worker più creativi.

Variare e rivedere modi e tempi è tra l’altro proprio del concetto stesso di Smart working, che come abbiamo visto prevede in primis autonomia e flessibilità. Il tempo nello smart working diventa quasi relativo, mentre diventa fondamentale il focus sui risultati.

Promuovere lavoro di qualità, non quantità

Il lavoro agile non può essere valutato in base alle ore spese su un dato progetto, ma in termini di risultati ottenuti. Nel lavoro in team è poi importante distinguere tra le attività che possono essere eseguite meglio in autonomia da ciascuno dei componenti della squadra e quelle che invece necessitano del team work per dare il meglio. In questo modo, il lavoro è ottimizzato, autonomia e flessibilità sono garantite e il tempo dedicato a riunioni e allineamenti diventa davvero “di qualità”, in quanto riservato alla sfera creativa e collaborativa tipica del lavoro di squadra.

Procedere per chiari obiettivi da raggiungere è l’elemento chiave per l’organizzazione dello smart working: attraverso una gestione fondata sui principi di fiducia e responsabilità reciproche è possibile trarre il meglio da flessibilità e autonomia nel lavoro, stimolando al contempo la motivazione e la collaborazione per il raggiungimento dei risultati in team.

La fiducia: la base del team efficiente… anche durante una Pandemia

Per molte persone, la pandemia di Covid19 ha portato un grande cambiamento nelle modalità lavorative. Similarmente, queste nuove modalità ci stanno chiedendo un grande cambiamento di mentalità nella gestione del lavoro.

Il lavoro di un team, in remoto come in presenza, richiede sempre come condizione imprescindibile un sincero rapporto di fiducia reciproca tra collaboratori e datori di lavoro, sviluppato sui valori di collaborazione, responsabilità e coinvolgimento, elementi portanti di filosofia aziendale che metta al centro le persone e non i processi.

Certo, questo cambiamento è purtroppo arrivato in modo traumatizzante, ma chi saprà adattarsi potrà trarne vantaggio, sfruttando appieno le potenzialità del lavoro collaborativo in modalità smart e guadagnandoci in flessibilità, innovazione e produttività.

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Foto di Jagrit Parajuli da Pixabay

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